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企业不同发展阶段采购工作有何不同? 马蜂窝11年资深采购人分享公司采购成长史

时间:2023-02-23  来源:  作者:

  采购是企业日常经营必备、同时也是最基础环节之一。但从创业初期、到快速发展、再到成熟稳定,处于生命周期不同阶段的企业对于采购也有着不同的“做法”。6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  田雅明是马蜂窝的行政采购负责人,从2011年马蜂窝初创早期就加入公司负责行政和采购工作。十年来,伴随着公司的成长她对于“发展中的企业如何做采购”也有着自己独到的理解。“过去十年,马蜂窝也经历了快速的发展。一路走来,采购工作的管理方式也发生了显著的改变,从创业初期单纯的保障办公运营基础需求,到跟上业务快速发展脚步追求成本效率,再到公司规模稳定后强调规范性,公司采购工作也越来越成熟。”6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

初创阶段:采购规模不大 以单一供应商采购为主6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  2011年,马蜂窝正处在创业初期,团队规模只有30人。初到公司的田雅明也将采购工作定义为“后勤保障部门”,最核心的任务就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、电子设备、服务器……采购规模并不算大。6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  据田雅明回忆,2011年前后,企业的采购方式比较单一,只能通过去中关村“逛店铺”进行咨询采购。“在经过几次的线下采购后,我们会同合作较多的线下商店老板建立起长期联系,有采购需求后会通过邮件联系他们,由他们直接安排送货上门和后续服务,付款则采取月末统一结算的形式,跟需求邮件进行一一比对。”田雅明表示,“相对而言,那个阶段的采购工作整体处于比较被动的状态,基本都是单一供应商供货、单一来源报价。”6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

发展阶段:跟上业务成长速度 重点提升采购效率6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  随后的几年,马蜂窝进入了全新的发展阶段。经过了几轮融资,马蜂窝的业务步入了高速成长期。据田雅明回忆,那个阶段,公司的组织结构、人员规模都在快速扩大,2015年底已有近500人。在单纯的体量增长之外,采购涉及的场景也越来越丰富,从办公室的装修,到公司固定资产,再到外包的物业服务等等……整个采购的工作量快速上升。6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  “当时,我对采购的定调是全力提升效率,跟上业务的前进步伐,做到不掉链子。”田雅明表示。刚好2015年前后也是电子商务快速普及的时间点,数字化采购的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐渐成为了马蜂窝重要的采购方式。“刚接触数字化采购时,我们体会最深的就是寻源速度和开票速度。以前通过线下去实体商场,一天最多只能联系10个店铺,而且开票流程还特别慢,有时候甚至需要1-2周的时间。而通过在京东企业业务这样的数字化平台进行采购,我们可以在短短几分钟内快速匹配数以千计的目标商品,实现全国范围的商品寻源,同时线上发票也可以做到‘秒开’,多个环节下来采购效率会得到大幅提升。”6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

稳定阶段:提高规范性,主动为公司控制成本6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  2020年初,马蜂窝开始调整发展战略。尤其是受疫情影响,整个旅游行业面临着较大冲击,马蜂窝也由“扩张”向“求稳”转变。“所以在这个时期,采购的重点任务变成了提高规范性,去落地采购流程上的制式化规定。”田雅明表示,“我们主要是从流程优化和价格透明度两方面入手,所依靠的手段还是数字化采购。”6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  田雅明也分享了几个故事。6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  过去马蜂窝的采购流程,是先由采购人员提前跟公司申请备用金放入自己的账户进行付款,采购完成后再收集好所有的发票凭证进行报销、抵冲之前的备用金借款。这套流程不仅执行起来较为繁琐,而且由于采购量大,各种票据也容易丢失,为财务部门与采购人员增添了许多问题。为了改善这一流程,马蜂窝开始同京东企业业务合作。依托京东企业购平台,马蜂窝不仅实现了公司间的公对公结算付款,让复杂的“备用金”模式彻底成为过去。同时采购单价、数量、报销凭证等也可以生成详细的电子单据同步财务人员,采购信息的准确性和合规性都大大提高。”6OI巨野信息网-巨野较大的信息门户网站-www.274900.com

  另外,在数字化采购平台上,采购人员也可以更加方便地进行比价,从而选择更合适的供应商,对采购成本的把控也相应大幅提高。田雅明表示,“过去两年多的时间里,受内外部环境因素的影响,降本增效成为每个企业的必答题,企业也需要更为精细化的运营。在数字化采购的助力下,马蜂窝整个2021年期间,实现了采购降本35%的成效。采购也从最早的被动响应业务需求的部门,转变为一个主动帮公司增效的部门。”
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